Bepaalde kosten zijn in de inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting slechts beperkt aftrekbaar. Deze aftrekbeperking geldt ook als de vergoedingen en verstrekkingen tot jouw belastbaar loon behoren, maar hierover geen loonbelasting is afgedragen, omdat een gerichte vrijstelling van toepassing is of de vergoeding ten laste van de vrije ruimte is gebracht. Slechts als de vergoedingen bij jou of je werknemer feitelijk zijn belast, zijn dergelijke kosten niet in aftrek beperkt. Dit is onlangs in de rechtspraak beslist in de zaak van een supermarkt die maaltijden, consumpties, personeelsfeesten en werkkleding vergoedde of verstrekte aan de werknemers. Kosten voor het verstrekken van voedsel aan personeel zijn volledig aftrekbaar, voor zover bij de werknemer loon in natura in aanmerking wordt genomen. De aftrekbeperking is slechts van toepassing voor zover de gemaakte kosten van voedsel het in aanmerking te nemen loon in natura overtreffen. De kosten zijn dus volledig aftrekbaar voor zover er daadwerkelijk loonbelasting is betaald.
Vergaande administratieve lasten
Deze uitspraak brengt voor jou als werkgever vergaande administratieve lasten met zich mee, vooral als je geen gerichte vrijstellingen toepast en de vrije ruimte wordt overschreden, waardoor je eindheffing moet betalen. Hoe bepaal je dan welke bestanddelen al dan niet ten laste van de vrije ruimte worden gebracht? De Belastingdienst heeft al eens voorgesteld dat niet beperkt aftrekbare kosten dan eerst ten laste van de vrije ruimte mogen worden gebracht.
Door de overschrijding van de vrije ruimte zouden beperkt aftrekbare kosten met eindheffing worden belast, waardoor ze alsnog aftrekbaar zijn. Maar ook dan blijft dit een bewerkelijke procedure. Tegen de besproken uitspraak is overigens geen cassatie ingesteld bij de Hoge Raad, de hoogste rechter.
Voorkom boetes met een actief veiligheidsbeleid
Als werkgever draag je de algemene verplichting zorg te dragen voor een veilige werkomgeving. De Arbeidsinspectie houdt hier toezicht op en kan je een (forse) boete opleggen bij geconstateerde overtredingen, zeker in geval van een ongeval met letsel of erger. Bij hun beoordeling kijkt de Arbeidsinspectie nauwlettend naar de instructies die je hebt gegeven en hoe je toezicht hebt gehouden.
Dit was ook het geval in een situatie waarbij een dakdekker zonder veiligheidslijn zich aan de rand van een dak bevond. Voor deze overtreding ontving de werkgever een forse boete. Echter, hij hanteerde een actief veiligheidsbeleid. Er werden regelmatig instructiebijeenkomsten georganiseerd, en voorafgaand aan elke opdracht werd de situatie ter plaatse met de werknemers doorgesproken. Ook werd er toezicht gehouden op het uitvoeren en plaatsen van de veiligheidsmaatregelen. De werknemers ondertekenden een verklaring dat deze instructies waren gegeven. Dat een werknemer zich vervolgens niet aan de duidelijke instructies hield, kwam – gezien het aantoonbare actieve veiligheidsbeleid – niet voor rekening van de werkgever. De boete werd ingetrokken.
Tip: De Arbeidsinspectie hecht veel waarde aan de actieve handhaving van je veiligheidsbeleid. Zorg ervoor dat dit goed geregeld is.
Mocht je vragen hebben over dit artikel of heb je advies nodig over hoe je een actief veiligheidsbeleid kunt voeren binnen jouw organisatie, aarzel dan niet om contact op te nemen met een van de adviseurs van Baskuul. We staan klaar om je te ondersteunen en te zorgen dat je voldoet aan alle veiligheidsvoorschriften om boetes te voorkomen.
